Interview met mevrouw Marleen Eyssen, Projectmanager Overstag - Havenbedrijf

Vraag: Tijdens het uitwerken van het concept voor de inrichting en manier van werken werden bepaalde type werkplekken ingericht, worden deze in de praktijk ook succesvol toegepast zoals vooropgesteld?

Marleen Eyssen: Na een aarzelende start gebruiken onze medewerkers nu inderdaad heel wat diverse soorten werkplekken in functie van hun activiteiten maar ook van hun persoonlijke voorkeur. Het massale gebruik van kleine, lichte en dus makkelijk draagbare laptops zorgt ervoor dat besprekingen in knusse zeteltjes even goed lukken als in formele overlegplekken. De corners en de scrum room hebben voorlopig nog een duwtje in de rug nodig, maar ludieke acties zullen er in de toekomst ongetwijfeld  voor zorgen dat onze collega’s ook de meerwaarde van deze plekken ervaren en appreciëren.

Vraag: Heel veel aandacht werd besteed aan akoestiek, graag ook hier uw bevindingen over de werking in de praktijk.

Marleen Eyssen: De akoestische panelen hebben zijn esthetisch zeer mooi en doen hun werk in de vergaderzalen en overlegplekken. In de open kantoorzones moeten de akoestische elementen, in combinatie met goede afspraken ervoor zorgen dat men daar ook in alle rust kan werken. In een heel aantal teamzones loopt dit al prima. Op andere, zeer dicht bevolkte verdiepingen, loopt het nog wat moeizamer. Maar wie zich voor bepaalde opdrachten extra moet concentreren, kan steeds terecht in concentratieplekken of in stille zones. Of thuis naturlijk.

Vraag: Een van de betrachtingen was om de medewerkers van diverse diensten meer in contact te brengen met elkaar, zijn we hierin geslaagd?

Marleen Eyssen: Het prachtig speels ingerichte bedrijfsrestaurant doet hier uitstekend werk. Net als de mooie koffiehoeken, trouwens. We mogen niet meer eten aan onze werkplek, waardoor we moeten bewegen door het gebouw… en elkaar ontmoeten. Deze informele ontmoetingen zorgen voor meer contact maar ook voor snellere en korte besprekingen, die anders misschien via mail of in een formele vergadering zouden gebeuren. Bovendien werk je makkelijker samen na een informele babbel.

Vraag: Wat is de algemene reactie van de medewerkers nu men er reeds een aantal weken aan het werk is?

Marleen Eyssen: Men is trots op het gebouw en de inrichting en werkt er wel graag. Sommige dingen moeten nog even wennen, maar dat is normaal, want onze manier van werken is echt 180° veranderd.

Vraag: Hoe verliep de samenwerking met het Forum Office/Palmberg team?

Marleen Eyssen: Die verliep vlot. Ze hebben onze wensen goed begrepen en mooi vertaald in hun ontwerp van de kantoorinrichting.

Vraag: Hoe zou u de samenwerking omschrijven – wat zijn hun voornaamste troeven?

Marleen Eyssen: Betrouwbaarheid, snelheid, goede organisatie, een luisterend oor en zoals gezegd, een mooie invulling van ons concept.

Vraag: Samen met uw afdeling heeft Forum Office/Palmberg ook tijd besteed aan het begeleiden van de medewerkers, werd dit positief onthaald? Heeft dit een gunstig effect gehad op de vragen en bekommernissen die het personeel had?

Marleen Eyssen: De eigenlijke begeleiding hebben we zelf gedaan, maar Forum Office heeft ons daarin wel ondersteund, ook in de maanden voor de verhuis, door plannen aan te leveren met intekening van de soorten werkplekken en functies, door mooie renders van de nieuwe werkplekinrichtingen aan te leveren. Zo kregen onze medewerkers ook vooraf al een idee van hoe het er zou uitzien. Belangrijk in het veranderingsproces. Een gesmaakt initiatief, waar Forum Office een belangrijke rol in had, was ‘De officiële aftrap’, vlak voor de zomer, waar onze medewerkers in ons nieuwe, maar nog onaffe gebouw, een sneak preview kregen van het gebouw zelf en hoe de kantoorinrichting er zou uitzien. Forum Office heeft toen heel veel inspanningen gedaan om hen dan al een heel goed beeld te bieden. Een huzarenstukje.