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Großflächiges Open-Space-Büro mit korallenroter Meeting-Ecke, Besprechungstisch und Lounge-Bereich.© Palmberg

CULTURE

Activity Based Working: Warum die Zonen leer bleiben

Unternehmen zahlen hohe Beträge für zonierte Büros. Genutzt werden die Zonen kaum. Der Fehler liegt nicht in den Zonen. Er liegt in der Schwelle, die oft niemand mitdenkt.

von Hannes Hilbrecht

INP_Autor_Hannes_Hilbrecht

Über den Autor

Hannes Hilbrecht schreibt seit Jahren über die Zukunft der Arbeit und über innovativ gestaltete Büros. Unter anderem in inperspective, dem Magazin von PALMBERG. Dieses Thema behandelten wir zuerst in inperspective snacks. Alle zwei Wochen schicken wir inspirierende Denkanstöße und spannendes Wissen an Innenarchitektinnen und Planer. Snackable aufbereitet. Auf den Punkt gebracht. Immer unterhaltend und originell.

Das Büro ist fertig geplant. 

Fokuszone, Kollaborationszone, Ruhezone, dazu eine Reihe Phone-Booths für die Calls. Leider keine Eisdielenzone. Aber vielleicht kommt das auch noch. Man weiß ja nie. 

Trotzdem: Activity Based Working nach Lehrbuch. Jeder Quadratmeter zoniert, jeder Euro begründet. Auf dem Eröffnungsfoto sehen alle glücklich aus. Die Lounge leuchtet, sogar die Monstera klatscht mit ihren Angeberblättern Beifall. Der Architekt lächelt.

Und trotzdem sitzt am Donnerstag jeder da, wo er am Montag saß.

Das ist kein Betriebsunfall. Das ist die Regel. Activity Based Working, das Büromodell mit wechselnden Zonen statt festem Schreibtisch, scheitert selten an schlechten Zonen. Es scheitert am Raum dazwischen. An dem Ort, den keiner plant. Weil keiner ihn für einen Ort hält.

Das Gehirn wechselt die Zone nicht, weil eine Tür da ist. Es wechselt sie, wenn der Weg dorthin den Wechsel vorbereitet. Diesen Weg kennt der deutsche Grundriss nicht. Er kennt Strecken, keine Schwellen.

Der deutsche Philosoph Walter Benjamin hatte ein Wort dafür. Nicht aus der Möbelbranche, aus dem Passagen-Werk. Er trennte die Schwelle scharf von der Grenze. Eine Grenze ist eine Linie. Eine Schwelle ist eine Zone. Ein Ort des Übergangs, in dem etwas anschwillt und umschlägt. Über die Moderne notierte er einen Satz, der klingt, als hätte er Großraumbüros gesehen. Wir seien »arm an Schwellenerfahrungen« geworden.

 

Warum niemand die Zone wechselt

Das Modell Activity-Based-Working ist nicht neu. Der niederländische Berater Erik Veldhoen prägte den Begriff Mitte der 1990er, in seinem Buch »The Demise of the Office«. Seine Idee: Wer selbst entscheidet, wo er arbeitet, arbeitet besser. So weit die Theorie. Sie stimmt sogar. Sie hat nur einen blinden Fleck. Er heißt Mensch.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Gewohnheit schlägt Architektur. Studien zur Nutzung aktivitätsbasierter Büros zeigen es immer wieder: Ein großer Teil der Leute sucht sich am ersten Tag einen Platz und bleibt dort. Aus dem freien Platz wird rasch der eigene. Aus der Wahl wird Routine. Die Zonen stehen. Benutzt werden sie kaum. Man hat eine Landschaft gebaut und bekommt ein Stillleben.

Das ist keine Faulheit. Das ist Biologie. Jeder Wechsel zwischen zwei Tätigkeiten kostet das Gehirn etwas. Die Kognitionspsychologen Robert Rogers und Stephen Monsell zeigten das schon 1995 – ihre Erkenntnis: Selbst bei vorhersehbarem Aufgabenwechsel werden Menschen langsamer. Der präfrontale Cortex muss erst umschalten, bevor er im neuen Modus arbeitet. Diesen Switch Cost kann man verkürzen. Abschalten kann man ihn nicht. Er ist keine Schwäche. Er ist die Maut, die das Denken für jeden Spurwechsel zahlt.

Bei Unterbrechungen wird es teuer. Wer aus einer Aufgabe gerissen wird, kommt nicht sauber wieder hinein. Die Aufmerksamkeitsforscherin Gloria Mark hat über zwei Jahrzehnte gezeigt, wie schwer das Zurückfinden fällt. Der Wiedereinstieg ist kein Hüpfer. Er frisst Minuten. Passiert er zweimal, frisst er den halben Vormittag.

Übersetzt ins Büro: Der Gang von der Fokuszone in die Lounge ist kein Transport. Er ist ein Moduswechsel im Kopf. Fehlt die Schwelle, kommt der Mensch im alten Modus an. Er sitzt in der Lounge und denkt noch an die Tabelle. Er sitzt in der Fokuszone und hört noch das Gespräch von eben. Das Gehirn ist nie ganz da, wo der Körper ist. Beim nächsten Mal bleibt der Mensch lieber gleich sitzen. Nicht aus Trotz. Aus Effizienz.

Flexible Büroeinrichtung im Open-Space-Design mit modularen Regalen, mobilen Stehtischen und ergonomischen Hockern in Blau und Rosa.
© Palmberg

Der Grundriss kennt nur Grenzen

Im deutschen Bürogrundriss trägt der Raum zwischen den Zonen einen ehrlichen Namen: Verkehrsfläche. Das Wort erledigt das Thema. Es geht um Durchsatz. Um Quadratmeter, die man hinnehmen muss, weil Leute von A nach B müssen. Nicht um Verwandlung. Ein Mensch wird hier behandelt wie ein Paket. Geschoben durch den Flur, von einer Tür zur nächsten.

Genau hier sitzt Benjamins Unterscheidung. Der Grundriss zeichnet Grenzen: Türen, Pfeile, Linien. Er zeichnet keine Schwellen. Eine Grenze sagt, wo ein Bereich aufhört. Eine Schwelle gibt dem Kopf Zeit, sich umzustellen, bevor der nächste beginnt. Wer nur Linien plant, plant das Umschalten weg.

Der Gedanke ist älter als das Büro. Älter als Benjamin. Der Ethnologe Arnold van Gennep beschrieb schon 1909 die Übergangsriten. Wer von einem Zustand in den nächsten will, durchläuft eine Schwellenphase. Das Liminale, das Dazwischen, in dem man weder das eine noch das andere ist. 

Kein Mensch springt sauber von einer Rolle in die andere. Er braucht den Korridor dazwischen. Wir haben ihn wegoptimiert. Und wundern uns, dass niemand wechselt.

Der Unterschied ist nicht romantisch. Er ist funktional. Eine Zone wirkt erst, wenn man bereit ist, sie zu betreten. Bereitschaft entsteht im Dazwischen. Wer das Dazwischen streicht, streicht die Bereitschaft mit.

 

Die Wissenschaft des Übergangs

Dass Übergänge im Kopf etwas auslösen, ist kein Gefühl. Es ist gemessen. Zwei Befunde lohnen den Blick.

Der erste ist der Doorway Effect. Gabriel Radvansky wies ihn 2011 an der University of Notre Dame nach. In realen und virtuellen Räumen vergaßen Versuchspersonen mehr, sobald sie eine Tür durchschritten hatten. Mehr als bei gleich langem Weg im selben Raum. Die Tür wirkt als Event Boundary. Das Gehirn schließt eine Episode ab und legt sie weg. Es ist der Grund, warum man in der Küche steht und nicht mehr weiß, wozu. Belegt ist das als Gedächtnisphänomen, nicht als Planungstrick. Die Folgerung liegt aber nahe. Was im Alltag nervt, ist im Büro das, was man will. Ein bewusster Übergang gibt dem Kopf das Signal zum Wechsel. Ein Pfeil im Grundriss tut das nie. Die Tür ist nicht das Hindernis. Sie ist die Erlaubnis, das Alte loszulassen.

Der zweite ist die Allen-Kurve, benannt nach dem MIT-Forscher Thomas Allen. Er beschrieb sie Ende der 1970er in »Managing the Flow of Technology«. Sie zeigt, wie steil die Kommunikation mit der Distanz abfällt. Ab rund 50 Metern reden zwei Menschen praktisch nicht mehr miteinander. Spätere Studien bestätigten den Effekt auch im Zeitalter von Mail und Chat. Viele überrascht das. 

Mich nicht. Ein Werkzeug ändert nicht, wie nah sich Menschen fühlen. Für Zonierung heißt das: Distanz ist die heimliche Architektur jedes Büros. Wer Teams trennen will, zieht sie auseinander. Wer sie zusammenhalten will, hält die Schwelle kurz. Sie soll den Modus wechseln, nicht die Menschen verbannen.

 

Wie sich eine Schwelle anfühlt

Stell dir den Donnerstag noch einmal vor. Diesmal mit Schwelle. Du stehst in der Fokuszone auf. Hartes Parkett unter den Füßen, klare, helle Konzentration. Du gehst Richtung Austausch. Der Boden wird weicher. Teppich. Der Schritt verliert sein Echo. Der Gang ist eine Spur enger und dunkler als die Räume davor und danach. Kein Schaufenster, keine Reize, nichts, was dich festhält. Drei, vier Sekunden lang passiert nichts. Genau das ist die Arbeit. In diesen Sekunden legt der Kopf die Tabelle weg. Du kommst in der Lounge an. Und bist wirklich angekommen.

Das ist keine Esoterik. Das ist die Mechanik jedes guten Theaters, bevor der Vorhang aufgeht. Erst dunkel, dann hell. Der Übergang macht den Raum erst spürbar.

Wie man eine Schwelle baut

Die gute Nachricht: Eine Schwelle kostet nicht zwingend mehr. Oft kostet sie weniger. Weil man Fläche neu denkt, statt sie vollzustellen. Vier Hebel wirken besonders.

1

Der Boden unter den Füßen. Wer aus der Fokuszone in die Lounge tritt, soll es spüren. Vom harten Boden auf Teppich. Von Beton auf Holz. Der Körper liest den Wechsel in Millisekunden, lange bevor der Kopf ihn benennt. Ein Materialwechsel ist die billigste ehrliche Schwelle, die ein Grundriss kennt. Kein Bildschirm muss leuchten. Kein Schild muss erklären. Die Füße wissen schon Bescheid.

2

Das Licht. Übergänge dürfen dunkler sein als die Räume davor und danach. Klingt verkehrt. Funktioniert aber. Ein leicht abgedunkelter Gang zwischen zwei hellen Zonen arbeitet wie eine Reset-Strecke fürs Auge. Er stützt den Wechsel, statt ihn zu überfahren. Im Kino läuft es genauso. Der Saal wird dunkel, bevor die Geschichte beginnt.

3

Die Enge. Ein guter Übergang verengt sich und weitet sich dann. Erst der schmale Gang, dann der offene Raum. Architekten kennen das Prinzip seit Jahrhunderten. Frank Lloyd Wright, Erfinder der organischen Architektur, hat es zur Methode gemacht: Kompression und Befreiung. Wer durch das Enge kommt, empfindet das Weite als Geschenk. Die Lounge wirkt doppelt so groß, wenn man aus einem viel kleineren Raum hereinkommt.

4

Die Leere. Der schwerste Hebel. Er geht gegen jeden Instinkt. Eine Schwelle bleibt leer. Keine Sitznische, keine Pflanze, kein Bild. Sobald der Übergang selbst zur Zone mit Funktion wird, hört er auf, Übergang zu sein. Bei Benjamin ist die Schwelle gerade deshalb ein eigener Ort, weil dort nichts passieren muss. Bei uns heißt leere Fläche meistens: gestrichen. Das Erste, was im Sparlauf fällt. Dabei ist sie das Gegenteil von verschwendet. Sie ist der einzige Quadratmeter im Büro, der seine Arbeit tut, indem er nichts tut.

Wer Akustik, Fläche und Übergang zusammen denkt, kommt um den Hersteller nicht herum, der dieselbe Logik in Möbel übersetzt. PALMBERG plant Bürowelten von der Zone her, nicht vom einzelnen Tisch. Der Punkt bleibt: Die Schwelle ist kein Nachgedanke. Sie ist der Anfang.

 

Die beste Schwelle ist manchmal ein Mensch

Ein Grundriss kann den Wechsel einladen. Erzwingen kann er ihn nicht. Die wirksamste Schwelle steht nicht im Plan. Sie steht in der Teamküche und heißt Chefin.

Menschen lesen, was vorgelebt wird. Nicht, was im Onboarding-PDF steht. Wer die Fokuszone nutzt, während die Führung am Stammplatz klebt, fühlt sich wie der Streber, der die Regeln zu ernst nimmt. Wer sieht, dass die Teamleitung morgens in die Stille geht und nachmittags in den Austausch, traut sich selbst. Eine Buchungssoftware ersetzt das nicht. Eine Hausordnung erst recht nicht. Verhalten schlägt Vorschrift. Immer.

Das ist die unbequeme Wahrheit hinter dem schönen Grundriss. Activity Based Working ist kein Bauprojekt, das man abnimmt und vergisst. Es ist eine Gewohnheit, die man gemeinsam einübt. Der Raum macht den Anfang. Den Rest macht das Team.

 

Wer Zonen plant, muss Schwellen bauen

Ein Büro mit echten Schwellen ist nicht teurer als eines ohne. Es ist klüger geplant. Es weiß, dass Räume nicht nur aus Räumen bestehen. Sondern auch aus den Übergängen dazwischen.

Die teuren Akustikwürfel, die Phone Booths, die Lounge-Möbel funktionieren erst, wenn das Dazwischen mitgeplant ist. Wer die Zonen baut und die Schwellen vergisst, hat eine Landschaft gekauft, durch die niemand wandert. Eine teure Kulisse mit echten Pflanzen.

Benjamin hat unsere Schwellenarmut vor neunzig Jahren notiert. Das Großraumbüro hat sie zum Grundriss gemacht. Wer Zonierung ernst meint, plant nicht die Zonen. Er baut die Schwellen.

Und am Donnerstag sitzen nicht mehr alle da, wo sie schon am Montag saßen.

Eine gemütliche Lounge innerhalb eines Büros, die sich farblich mit dunklen, warmen Tönen vom Rest absetzt. Vor kleinen Tischen stehen zwei Hocker und von der Decke ragt eine moderne Dachinstallation.
© Palmberg

Häufige Fragen

Activity Based Working ist ein Bürokonzept ohne feste Schreibtische. Statt eines eigenen Platzes wählen Beschäftigte je nach Aufgabe die passende Zone. Mal Fokus, mal Austausch, mal Pause. Geprägt hat den Begriff der Niederländer Erik Veldhoen Mitte der 1990er. Der Gedanke dahinter: Wer wählen darf, wo er arbeitet, arbeitet konzentrierter.

Desk Sharing heißt nur, dass mehrere Leute sich Schreibtische teilen. Activity Based Working geht weiter. Es teilt das ganze Büro in Zonen für verschiedene Tätigkeiten. Desk Sharing spart Fläche. Activity Based Working will die Arbeit besser machen. Das eine ist eine Rechenaufgabe. Das andere eine Haltung.

Indem man die Übergänge plant, nicht nur die Zonen. Menschen wechseln den Ort, wenn der Weg dorthin den Wechsel leicht macht. Über einen spürbaren Bodenwechsel, kurze Wege, klare Signale. Buchungstools und Regeln helfen. Sie ersetzen aber keinen Raum, der den Wechsel einlädt. Und Führung, die selbst die Zone wechselt, wirkt stärker als jede Hausordnung.

Weil das Gehirn jeden Wechsel mit Aufwand bezahlt. Schon ein simpler Aufgabenwechsel kostet Zeit. Eine echte Unterbrechung kostet noch mehr, bis man wieder in der Tiefe ist. Ohne einen Übergang, der den Moduswechsel im Kopf vorbereitet, lohnt sich der Gang zur anderen Zone biologisch kaum. Der Mensch bleibt am Stammplatz. Nicht aus Faulheit. Aus Effizienz.

Ja, aber die Mathematik ändert sich. Wenn nie alle gleichzeitig da sind, braucht es weniger Plätze als Köpfe. Dafür mehr Vielfalt an Zonen. Die Bürotage werden seltener und wertvoller. Also sollten sie bieten, was zu Hause fehlt: Begegnung, Fokus auf Abruf, Räume zum Wechseln. Ein Büro aus reinen Schreibtischreihen lohnt den Weg nicht mehr.

Nicht zwangsläufig. Die großen Posten sind Umbau, Akustik und Technik. Nicht die guten Übergänge. Oft spart man sogar Fläche, weil weniger feste Plätze nötig sind. Teuer wird es vor allem, wenn man die Zonen kauft und das Dazwischen vergisst. Dann zahlt man für eine Landschaft, die keiner nutzt.

Quellen

  • Walter Benjamin, Das Passagen-Werk (Gesammelte Schriften V), Suhrkamp: Unterscheidung von Schwelle und Grenze, Diagnose der Schwellenarmut.

  • Arnold van Gennep, Les rites de passage (1909): Liminalität, popularisiert von Victor Turner.

  • Erik Veldhoen, The Demise of the Office (niederländisches Original 1994): Prägung des Begriffs Activity Based Working, Vorläufer bei den Architekten Luchetti und Stone in den frühen 1980ern.

  • Rogers und Monsell (1995), JEP: General: Switch Cost.

  • Gloria Mark, UC Irvine, zwei Jahrzehnte Aufmerksamkeitsforschung, unter anderem Mark, Gudith und Klocke (2008), CHI: Unterbrechungen erhöhen Tempo und Stress. Die oft zitierte Zahl von 23 Minuten Wiedereinstieg stammt aus Interviews, nicht aus der Studie.

  • Radvansky, Krawietz und Tamplin (2011), QJEP: Doorway Effect.

  • Allen (1977), Managing the Flow of Technology, MIT Press: Allen-Kurve, rund 50 Meter.

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