Mein Projekt: Ein Büro still planen

Das Projekt

In der Auftragserfassung ist es laut. Bis zu 20 Mitarbeiter telefonieren gleichzeitig. Vertriebsalltag. Bestellungen werden registriert und allerhand Wünsche für die Kunden erfüllt. Es ist beinahe wie in einem Call Center. Telefone klingeln im Minutentakt und ein Sprachgewirr wabert durch den Raum.

Die Lärmbelastung, die durch Telefonate entsteht, ist kaum planbar. Wir kennen es vermutlich alle von unseren eigenen Gesprächen. Selbst wenn wir uns vornehmen, leise zu telefonieren, ist die Einhaltung unseres Vorsatzes immer von den Gesprächspartnern abhängig. Sind diese im Auto unterwegs oder ist der Empfang einfach nicht gut, beginnen wir automatisch lauter zu sprechen. Der Schall potenziert sich im Raum und belastet die Kollegen.

Meine Kollegen beim Büromöbelhersteller PALMBERG störte diese Lautstärke extrem bei der Arbeit. Die eigenen Telefonate wurden durch die generelle Geräuschkulisse erschwert. Und noch schlimmer: Durch Lärm entsteht Stress. Die Kollegen fühlen sich nicht wohl bei der Arbeit. Manche werden krank. Als Innenarchitektin, die Büros und Arbeitswelten plant, ist es meine Aufgabe, Orte zu schaffen, an denen Mitarbeiter gerne für ihre Unternehmen tätig sind.

Die Herausforderung

Nun gibt es für das geschilderte Problem im Büro der Auftragserfassung vermeintlich eine einfache Lösung: Aus dem 20-Mitarbeiter-Büro könnten wir in den neuen Räumlichkeiten ja kleinere Einheiten zusammenstellen und schalldichte Trennwände einziehen. Doch die Zusammenarbeit im Team ist den Kollegen extrem wichtig. Sie möchten einander helfen und unterstützen. Eine unumstößliche Bedingung für das neue Büro war es, dass es ein offener Raum bleibt. Dass jeder theoretisch jeden anderen sehen kann. Dass die Wege kurz bleiben. Es sollte eine spürbare akustische Verbesserung her, aber keine Kultur der verschlossenen Türen geben.

Das Vorher

Wir arbeiteten zwar im alten Büro mit mobilen Trennwänden, doch waren diese relativ flach. Auch wirkte die Staffelung der Arbeitsplätze etwas beengt. Wie in einer Bienenwabe saßen die Kollegen dicht zusammen. Im neuen Raum wollten wir den Platz effektiver nutzen und die Lautstärke deutlich nach unten regulieren. Uns war klar, dass wir den Raum dafür stärker strukturieren – und hoch hinaus müssen. Damit Akustikwände wirklich den Schall dauerhaft absorbieren, planten wir sie auf Raumhöhe.

Die Planung

Der eigene Arbeitsplatz der Mitarbeiter ist ein Teil unserer PALMBERG-Philosophie. Wir glauben daran, dass jeder Büromitarbeiter einen Rückzugsort benötigt. Und ein Rückzugsort braucht Platz und eine gewisse Abgrenzung. Außerdem ist das Einhalten der DIN-Normen für Arbeitssicherheit eine unverrückbare Grundvoraussetzung in unseren Planungen. Wir mussten also sehr viel beachten. Deshalb begann die eigentliche Umgestaltung unseres Vertriebsbüros wie immer strategisch auf dem Papier.

Wir planten das Büro in kleinen Inseln. In der Regel sitzen sich vier Mitarbeiter gegenüber. Sie werden allerdings durch raumhohe Glaswände getrennt. Diese sind zudem mit Wand- und Breitbandabsorbern bestückt. Die haben eine gewisse Tiefe und nehmen daher den Schall sehr gut auf. Wichtig ist: Die Akustikelemente wirken besonders effizient, wenn sie auf Sprachhöhe angebracht sind. Daher integrierten wir auch im direkten Umfeld der Kollegen, auf den Schreibtischen, schallabsorbierende Tischaufsätze. Außerdem steht die DISC als mobiler Schallschutz zur Verfügung. Insgesamt verplanten wir für das neue Büro 32 Produkte.

Fokus Akustik 

Bevor wir das Büro mit Möbeln und Absorbern in unterschiedlichen Prägungen ausstatten, holten wir uns den Rat von Dr. Georg Wiesinger. Er ist einer der renommiertesten Raumakustiker Deutschlands. Er berechnete den Bedarf an Absorbern, führte akustische Messungen durch und konzipierte so die neue Akustik für das Büro. Diese Arbeitsschritte stellten wir an den Anfang des Planungskonzepts. Nur so können wir akustisch langfristig die besten Ergebnisse erzielen. Wird der Raumakustiker hingegen erst hinzugezogen, wenn das Büro schon ausgestattet und mit Mitarbeitern besetzt ist, werden die Ergebnisse niemals so positiv ausfallen.

Das Nachher

Als Innenarchitektin ist mir nicht nur Funktionalität wichtig, sondern auch die räumliche Wärme. Die Kollegen sollen sich wohlfühlen. Deshalb bekam jedes Büro, das wir im Zuge unserer Büro-Modernisierung neu gestalteten, ein eigenes Farbkonzept. Das wurde auch auf alle Akustikelemente übertragen. So wurde jedes unserer neuen Büros zu einem Unikat. Im besagten Raum für unsere Auftragserfassung gestalteten wir die Wandabsorber mit heimischen Ostseemotiven.

Das Feedback

Das neue Büro kam super bei den Kollegen an. Auch messbar konnten wir den Schall reduzieren. Es ist keine eingebildete Ruhe, sondern tatsächlich deutlich leiser geworden. Damit steigt die Qualität des Arbeitsplatzes und das Wohlbefinden der Mitarbeiter enorm.

Eine Erfahrung, die wir trotz der Erfolge machten: Egal wie gut wir vorher planen – Optimierungspotenziale gibt es immer. Die akustische Optimierung eines Raums ist ein fortlaufender Prozess, den wir niemals ganz abschließen sollten. Deshalb führen wir regelmäßig Befragungen mit den Kollegen in den Büros durch. Manchmal sind schon die kleinsten Anpassungen der Grund für schnellen Erfolg.